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苏州不可移动文物档案数据化模式的探索与思考

来源:中国文物报    作者:佚名   2017-04-06 11:18:53
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  各级文物保护单位管理头等重要的工作,就是对文物实施有效的保护,但当文物受到不可抗力的毁灭性破坏时,文物档案是唯一能够反映文物全面情况的详细记录。文物档案记录着文物的前世今生,不仅是文物修复的重要依据,在文物学术交流、研究等方面也发挥着至关重要的作用。

  档案管理中遇到的“四难”

  在实际工作中,这些文物档案的利用和保存都面临着巨大的挑战。

  第一,规范难。近年来,国家相继发布了《全国重点文物保护单位工作规范及著录说明(2014)》和《全国重点文物保护单位记录档案卷盒、卷内专用纸规范》等文件,对文物档案的制作、分类、归档等都做了详细要求。然而,随着“互联网+”文物保护的兴起,文物档案管理工作不仅局限于实体档案整理,更重要的是对电子档案的管理与利用,包括档案数字化、档案管理系统建设等。至今,关于这方面的内容还未有相关标准出台。

  第二,保存难。目前国内大部分文物保护单位的档案保存在普通档案室内,并无任何恒温恒湿措施,这对很多历史档案是致命的隐患。因为历史档案主要以手写稿、金属装订为主,其中很多还是宣纸、硫酸纸,普遍出现纸张变脆、变薄、金属钉生锈等情况,保存和使用过程中极易损坏。

  第三,查找难。由于大部分文物保护单位在管理档案时面临时间跨度大、体量大、分类不清等问题,这大大降低了工作人员对档案使用的积极性。

  第四,共享难。长期以来,文物档案的保密要求不仅影响了其在文物部门之间发挥信息互通的作用,更影响到全社会实现信息共享及文化遗产应有的社会效益的发挥。如何在数字化、网络化的背景下,形成资源共享,档案及时更新的机制,加强考古、文保和档案部门之间的联系与合作,实现多赢的目的,成为新时代的重要议题。

  不可移动文物档案管理新模式的探索

  早在20世纪50年代,苏州市文物局就率先开始档案记录工作,60余年来,积累了大量的修缮、工程、巡查、基础信息等档案资料,资料分散在苏州市文物局、苏州文物保护研究所以及各个文保单位,亟须通过新科技手段对濒危的历史档案、新生档案进行统一管理与利用。

  为此,苏州市文物局在不可移动文物档案的管理利用方面作出了积极的探索与实践。2016年7月,苏州市文物局与江苏瀚远科技股份有限公司联合,启动了苏州市不可移动文物档案管理新模式探索试验项目。

  项目是以档案资料最完整、时间跨度最长、档案类型最为丰富的全国重点文物保护单位云岩寺塔为试点,将其自1952年以来的所有档案资料进行数据化,纸质档案数量总计近7000页,类型覆盖手写稿(难辨识)、打印稿、图纸、照片、影音、三维等,其中大部分档案处于濒危或较差的保存状态。项目的建设过程主要分为实体档案整理、档案管理系统建设、档案数据化三个阶段。

  第一阶段,实体档案整理。依据国家文物相关法规要求及标准说明,完成云岩寺塔档案资料收集、分类整理、目录编录、粘贴、装订、装盒及其档案资料数字化的工作。

  第二阶段,苏州市不可移动文物档案管理系统建设。以苏州市文物局、苏州文物保护研究所、各文物保护单位的业务使用场景为核心,结合各科研机构或大专院校的研究需求、公众的教育需求,确定苏州市不可移动文物档案管理系统的短期、长期建设内容。

  第三阶段,档案数据化,不同于档案数“字”化,其区别在于档案处理过程与成果不同。档案数“字”化是将纸质档案扫描转换成图片、PDF等格式的电子档案;档案“数据化”是将图片、PDF等格式的电子档案全部转化成WORD、TXT等可编辑的档案,甚至图纸也会重新绘制。转换后的档案资料录入档案管理系统中进行管理。

  针对问题查找解决方法

  苏州市不可移动文物档案数据化管理试点项目历时三个月,顺利完成了实体档案整理、苏州市不可移动文物档案管理系统建设以及云岩寺塔档案数据化工作,探索性地解决了文物保护单位在实际工作中面临的如下问题。

  第一,档案数据化没有详细标准,无从下手?项目在依据国家文物局的相关法规要求及标准完成实体档案整理的基础上,还创造性地编制了《文物档案数据化标准规范(试行)》(以下简称《规范》),《规范》中明确了各个流程的规范化处理要求,如不同类型档案扫描分辨率、尺寸标准;文字识别档案的准确率和排版标准;档案入库标准等。为其他文物保护单位提供了参考。

  值得一提的是,《规范》也依据国家标准为每份档案案卷编制了专属档号,作为每份档案的“身份证号”录入档案系统,便于档案的管理与维护。

  第二,大量档案历史悠久,保存状态濒危,使用一次就破坏一次?很多档案已经有四五十年的历史,尤其是当时绝大部分档案都是通过金属钉装订,经年累月,金属钉锈迹斑斑,档案支离破碎,每次使用都相当于破坏一次。

  为此,苏州市文物局试行了“两手抓”策略,一方面全面建设档案管理系统,实行苏州大市文物档案数据化,保证用户可以在不接触档案的情况下也能够查阅、使用档案。另一方面,抓紧落实实体档案室管理,争取让文物档案存放在更稳定的保存环境里,避免空气、水气以及人为因素的破坏,使“告别纸质档案,推行电子办公”成为现实。

  第三,找不到需要的档案?档案查询是解决这个问题的最好办法,然而,普通的档案管理系统只能实现对档案标题、关键词的搜索,当工作人员需要了解档案正文时只能一份份档案查看,这严重限制了档案的利用率。

  苏州市不可移动文物档案管理系统率先实现了档案的“全文检索”功能。“全文检索”即将通过技术手段实现对档案标题、正文、摘要、图纸、照片、年代等所有文字内容的检索。假如工作人员在撰写竣工报告,需要引用之前档案资料中的内容,只需要通过检索关键词、选择检索条件就可以找到相关档案,进行下载或复制等操作。

  第四,常用档案每次检索很麻烦?当文物工作者对检索到的几份档案都有兴趣,但下载嫌文件太大时,档案管理系统中提供了“档案收藏”功能,用户可以将常用档案进行收藏和管理,也可以按照收藏时间等标准进行排序,方便用户管理和使用常用档案。

  第五,如何共享文物档案?文物工作者过去面临的另一个棘手问题是“跨部门借档案”,每次借阅都需要经过层层审批通过后才能借用,并且使用时间受限制。

  苏州市不可移动文物档案管理系统采用档案“统一存储,多级使用”模式,通过配置各单位、人员对档案的使用权限,实现跨部门资源共享与利用。例如保密等级不同的档案,如是公开档案,所有单位都可以在线查看、下载;如是机密档案,无须线下申请、盖章等一系列流程,只需在系统中发出申请,获得许可后就可以直接查看档案。

  未来展望

  苏州市文物局对苏州市不可移动文物档案管理新模式进行了积极的探索,整合了全市的全国重点文物保护单位、江苏省重点文物保护单位、苏州市重点文物保护单位、苏州市控制保护建筑、苏州市古构筑物和普查新发现的文物资源,以云岩寺塔文物档案资料为基础,建立了苏州市不可移动文物档案管理系统,实现了文字、多媒体和图纸等数据的录入、存储、查询、统计和分析等功能。一定程度上实现了文物精细化管理、资源共享和业务协同,在提高文物档案管理工作效率的同时,积极推进成果转化,使文物资源全民共享。

  苏州市文物局将在现有工作基础上,结合文物工作者的实际需求,在扩展档案数据化范围、深化档案管理规范化程度、完善档案管理系统功能、开发多元档案管理载体等方面做进一步的尝试,促进文物资源信息共享,形成苏州市文物大数据平台。
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